Web制作のプロセスに限らず仕事を進めていく中で、さまざまな案件が同時に進行していくためスケジュール管理は非常に重要なものになってきます。
適切なスケジュール管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況の把握や納期を守ることができるだけでなく、複数案件を効率的に稼動することによって売上にも大きく影響してきます。今回はスケジュール管理と効果的な方法についてご紹介します。
案件の動きを考慮する
まずはじめに、案件がスケジュールの中で、どの期間が一番忙しい状況になるのか、落ち着く場所はどのタイミングになるかという動きを見ていきましょう。
案件が始まるとはじめに大きな山ができます。山とは忙しさを表します。PCのTOPページデザインを制作する場合、調査やメインビジュアルのデザイン、レイアウト、カラー、アニメーションと様々な事柄を決定していくことが必要になります。
忙しさの山は徐々に小さくなっていき、下層ページやスマートフォンのデザインの制作などを制作していき最終的に検証などの大きな山ができます。
忙しさの山は山脈であることを認識すべし
もし、１案件ごとに制作をした場合、山脈も１つだけを確認すればいいのでスケジュール管理はしやすいし、容易にできますが売り上げがたちません。
似たようなスケジュールの案件を同時に進めた場合、山の高さは２倍になるため忙しさMAX。下手すれば忙しさが故に抜け漏れや不具合が発生するなど案件にも支障をきたす可能性もあります。では、どうするべきか？
スケジュールを少しずつずらしていき高低差の少ない山脈を作るのです。そうすると適度に忙しい状態を作れば、プロジェクトの状況も把握しやすいですし、納期も守りやすくなります。そして売り上げも上がります。
スケジュールの立て方
何をすべきかを洗い出し、その優先順位をつける。
案件の納期までの期間や緊急度に応じて、優先順位をつけます。納期を遅らせてしまうとお客様に多大なご迷惑をおかけしてしまうので納期は絶対です。短納期のものもあれば、通常納期のものもあります。また、急遽稼働しないといけない案件もあるかもしれません。まずはタイミングを調整しながら優先順位の設定を行うことで、案件を円滑に進めることが重要になります。更に対応力も上がり、効率化にもつながります。
納期までの期間を逆算してスケジュールを立てる。
納期までの日数を数え、逆算してスケジュールを立てます。この時にどの程度の作業量があるか、リソース状況も把握し制作時間の確保を行いましょう。また、作業時間とは別に制作したものを確認する時間や社内確認などの時間を含めてスケジュールを立てましょう。
制作タスクの細分化すると制作時間が見えてきてスケジュールが立てやすくなる。
案件内のタスクをさらに細分化します。例えば私が制作を始める時は、TOPページのデザイン制作をする場合、メインビジュアルに６時間、第一セクションは2.５時間、CTA1.5時間、メニューの制作3.5時間といったように制作時間を細分化し、そのタスクは何時間かかるか？全てが完了するまでに何時間かかるのかを想定して可視化します。時計を見ながら、制作を進め実際にかかった時間と想定した時間の差を把握しながら制作を進めていきます。そうすることで、想定した時間内に完了することができるようになります。
自分の中でのデッドラインを設ける
プロジェクトには必ずデッドラインがあります。プロジェクトのデットラインとはまた別に、自分の中でのデッドラインを設定し、それに向かって作業を進めます。実際のデットラインとは別に自分の中のデッドラインを設けることで案件にバッファを持たせることが可能になってきます。
スケジュールを立てる際の注意点
スケジュールを立てる時にはどのくらいの時間がかかるのか、想定する時間が甘くならないように注意しましょう。冒頭でも話したように想定時間と実作業の時間に差がなくなれば、スケジュールは立てやすくなることでしょう。また、スケジュールには余裕を持たせることも大切です。予期せぬトラブルや調整に備えるためにも、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
まとめ
スケジュール管理は、プロジェクトの成功に直結する重要な要素です。適切なスケジュール管理を行い、プロジェクトを成功させましょう。
